La dématérialisation des factures : modalités, avantages et législation

Dématérialisation des factures

Écrit par Coralie JALLADEAU

20 Juil, 2022

En 2019, plus de la moitié des entreprises équipées dématérialisent plus de 50% de leurs factures, contre 27% en 2017. Ce chiffre est en constante augmentation, que ce soit pour les factures entrantes ou sortantes.

Quelles sont les modalités à respecter pour une facture électronique ?

Même au format dématérialisé, la facture doit remplir certains critères :

  • Elle doit être créée, envoyée, reçue et conservée sous format électronique,
  • Elle doit pouvoir être comptabilisée automatiquement (grâce à des données structurées normalisées), ou faire l’objet d’une piste d’audit fiable pour garantir que l’opération est bien réelle.
  • Elle doit contenir les mêmes mentions légales obligatoires qu’une facture papier,
  • Elle doit répondre de l’identité de l’émetteur, être lisible et non modifiable.

Si elle respecte ces injonctions, la facture électronique est porteuse de la même valeur qu’une facture papier.

Qu’est-ce que la piste d’audit fiable (PAF) ?

Ce dispositif est un moyen de démontrer à l’administration la réalité économique de l’opération facturée. La piste d’audit fiable reconstitue de façon irréfutable, le processus de facturation, de la création à l’archivage de la facture. Elle consiste donc à relier les documents relatifs à la transaction (devis, etc.), contrôler les différents éléments, produire les preuves nécessaires (historique, documentation de contrôle, etc.).

Quels sont les avantages à dématérialiser ses factures ?

La dématérialisation permet à l’entreprise de réduire le temps et le coût de traitement de ses factures. Mais il existe bien d’autres avantages à passer à la facture électronique :

  • Une meilleure traçabilité et moins de perte de documents,
  • Une meilleure conformité réglementaire,
  • Accès en temps réel aux informations,
  • Un meilleur respect des échéances de paiement,
  • Une meilleure gestion du pilotage et de la trésorerie, etc.

Même si elle n’est pas encore obligatoire pour tous, la facture électronique permet de simplifier grandement les relations inter-entreprises.

Quelle législation concernant la facture électronique ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation de recourir à la facture électronique, via le portail Chorus Pro, dans le cadre des marchés publics. Une directive applicable depuis le 1er janvier 2014 définit une facture par les mentions qui y figurent, et non plus par son support. Ainsi, l’article 289-VII du code général des impôts précise qu’une facture papier et une facture électronique possèdent la même valeur juridique.

Toutes les entreprises seront bientôt sous l’obligation de dématérialiser leurs factures. Il s’agit d’une volonté de l’administration, qui souhaite lutter contre la fraude à la TVA. En ce sens, la loi de finances 2021 prévoit un calendrier des mesures à venir.

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