En France, nous recevons en moyenne 39 mails par jour. 22 millions de personnes se connectent au moins une fois par jour à une boîte mail. Voici quelques conseils pour ne pas se laisser dépasser par ce flux important.
En ce début d’année 2020, peut être avez-vous choisi de prendre quelques bonnes résolutions. Sinon, en voici une : vous pouvez mettre en place de nouvelles habitudes dans la gestion de votre boîte mail. En effet, une boîte mail top encombrée est à la fois néfaste pour la productivité et pour la planète. Voici quelques astuces.
Se désabonner des newsletters sans intérêt
Il s’agit en théorie d’une évidence, mais dans la pratique nous sommes encore nombreux à recevoir des mails issus de newsletters sans intérêt pour nous.
Il faut donc réagir : désabonnez vous des newsletters ou demandez une désinscription des listes de diffusion peu pertinentes.
Changer sa façon de fonctionner
Faire du tri c’est bien. Mais il faut également s’atteler à ne pas envoyer des mails pour tout et n’importe quoi. Avant d’envoyer un mail, demandez vous si celui-ci est réellement nécessaire et si l’info ne pourrait pas être transmise d’une autre façon (comme les messageries internes de type Slack, les documents partagés, transmettre l’information de vive voix à vos collaborateurs…). Vous devez également vous demander si tous les destinataires et personnes en copie doivent nécessairement être dans la boucle.
Programmer une plage horaire destinée au traitement des mails
C’est un classique mais il n’y a rien de pire pour la productivité d’interrompre une tâche pour traiter un mail qui, dans la quasi-totalité des cas, aurait pu attendre. Si vous recevez des notifications qui annoncent l’arrivée de nouveaux mails, désactivez-les. Fixez-vous de créneaux horaires fixes, au x moments les plus opportuns pour vous, afin de traiter vos messages.
Ne pas multiplier les réponses
Évitez, dans la mesure du possible, les mails ne contenant pas d’informations tangibles. Si vous avez une action à réaliser par exemple, vous pouvez envoyer « c’est fait » lorsqu’elle est terminée. Cela vaut mieux que « C’est bien reçu je m’en occupe » puis un « c’est fait » dans un second mail.
