Focus sur les notes de frais de vos salariés : conditions, remboursement, délais… Voici ce qu’il faut savoir.
La note de frais représente un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels. Ces frais sont engagés dans l’intérêt de l’employeur et pour les besoins de l’activité professionnelle. Le plus souvent la note de frais prend la forme d’une fiche remplie par le salarié et remise à l’employeur (de façon dématérialisée ou non). Les justificatifs des dépenses sont joints.
Quels frais rentrent en compte ?
Dans la plupart des cas, les frais portent sur :
- Les frais de repas (en cas de repas d’affaires au restaurant par exemple) ;
- Les frais de logement (hôtel…) ;
- Les frais de déplacement ;
- Les frais d’abonnement (téléphone, internet…) ;
- …
Conditions
Plusieurs conditions sont applicables afin d’éviter qu’un salarié fasse passer en note de frais certaines dépenses personnelles et ainsi qu’il bénéficie du remboursement des paiements par l’entreprise.
Le salarié doit justifier que les frais ont été engagés pour les besoins de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise.
Si ces conditions sont réunies, alors le remboursement des frais professionnels par l’entreprise ne peut pas être imputé sur la rémunération du salarié.
Remboursement
Le remboursement des frais professionnels constitue une obligation pour l’employeur. Le contrat de travail d’un salarié ne peut pas contenir de clause prévoyant que les frais engagés pour le besoin de l’activité professionnelle seront pris en charge par le salarié. Une clause telle que celle-ci est réputée non-écrite.
L’employeur peut opter pour deux solutions différentes pour rembourser les frais : soit pour le remboursement au réel soit pour une indemnisation forfaitaire. Ce choix doit être mentionné dans une clause du contrat de travail.
- Frais réels : Lorsque le contrat de travail prévoit un remboursement des frais au réel, la note de frais est obligatoire. Le salarié se doit alors de détailler chaque dépense sur sa note : les repas, les déplacements… Le salarié doit également joindre tous les justificatifs dont il dispose (les factures, les reçus…)
- Forfait : L’employeur peut sinon opter pour le versement d’une allocation globale forfaitaire correspondant aux différents frais. Le salarié, en contrepartie, aura la charge de ses frais professionnels « au cas par cas ». Dans ce cas, le salarié n’a pas à fournir de justificatifs sur la nature de ses frais. Cette solution permet donc à l’employeur de ne pas avoir à gérer les notes de frais. Toutefois cette clause n’autorise pas l’employeur à verser un salaire inférieur au SMIC.
Délais
Le salarié doit faire preuve de vigilance au niveau du délais de production de sa note de frais. En effet, la jurisprudence considère que l’employeur est en droit d’imposer un délai pour produire les justificatifs de note de frais. Si le délai est dépassé, l’employeur est dans le droit de refuser le remboursement.
Pour l’employeur, une simple note interne indiquant le délai limite suffit pour refuser les remboursements tardifs.
URSSAF
A contrario de la rémunération, les remboursements de frais professionnels sont exonérés de charges sociales.
En cas de contrôle, l’Urssaf peut ainsi vérifier que les remboursements de frais ne constituent pas des compléments de salaires déguisés. Elle s’attachera tout particulièrement au contenu des notes de frais, qui doivent par conséquent être les plus précises possibles.
