Le procès-verbal d’assemblée générale, couramment appelé PV d’AG, est un document qui permet de certifier les décisions actées lors d’une réunion. En cas de litige il peut servir de preuve, il est donc primordial de bien le conserver. Il constitue en effet une preuve concrète du respect des droits des associés. Sa rédaction doit se conformer scrupuleusement à un formalisme bien défini qui garantira sa validité.
Le contenu d’un PV d’AG
Pour qu’il soit valide, un procès-verbal d’assemblée doit comprendre certaines mentions obligatoires. Un PV d’AG mal rédigé risque d’invalider les décisions prises lors de la réunion et d’être rejeté par le greffe du tribunal. Toutefois son contenu varie en fonction de la forme juridique de la société.
Cas général – De manière générale un PV d’AG doit indiquer dans l’entête :
- La dénomination sociale de l’entreprise ;
- Son statut juridique ;
- Le montant de son capital social ;
- Son siège social ;
- Son n° de SIREN suivi des inscriptions RCS et la ville du greffe d’immatriculation.
Il convient de préciser ensuite la nature de l’assemblée générale : extraordinaire, ordinaire ou mixte. Ensuite la date et le lieu de la réunion ainsi que l’identité de tous les associés sur la feuille de présence (présents, représentés ou absents). Le document doit également faire apparaître les noms et prénoms du président de l’AG.
En outre, il est important de mentionner dans le corps du document :
- L’ensemble des documents et rapports soumis à l’assemblée générale et annexé à la convocation envoyée aux associés/actionnaires ;
- Le résumé des débats ;
- Le texte des résolutions (qu’elles aient été adoptées ou non) ;
- Le résultat des votes.
Enfin, pour finir, le PV d’AG doit mentionner l’heure de levée de la séance, la signature des gérants de l’entreprise ou du président de la séance le cas échéant. Pour les SNC, ce document doit être également signé par chaque associé présent sur la feuille de présence.
Particularités en fonction du statut de l’entreprise
Pour les SA
En plus des mentions citées précédemment, le PV d’AG d’une SA doit aussi comprendre :
- Le mode de convocation ;
- La composition du bureau (identité du président et du secrétaire de séance ainsi que des deux scrutateurs) ;
- Le nombre d’actions participant aux votes ;
- Le quorum atteint ;
- Toute éventuelle difficulté technique de transmission ayant perturbé le bon déroulement de l’assemblée générale annuelle.
- Tous les membres du conseil du bureau doivent apposer leur signature sur ce document.
Pour les SARL
En plus des mentions classiques obligatoires, un PV d’AG d’une SARL doit contenir les indications suivantes :
- La qualité du président de l’assemblée ;
- Le nombre de parts sociales détenues par chacun des membres du conseil de l’entreprise.
A l’instar des SA, le PV d’AG d’une SARL doit aussi faire mention de toute survenance éventuelle d’un incident technique qui a perturbé le déroulement de l’assemblée.
Quand est-il essentiel de rédiger un PV d’AG ?
- Lors de la constitution d’une entreprise
Que ce soit pour créer une SAS, une SARL, une SCI ou toute autre entreprise, il est de rigueur d’établir un PV d’AG. En effet, il fait partie des pièces justificatives (statuts constitutifs…) nécessaires pour le dépôt au greffe lors de la création d’une société. Il permet d’ailleurs d’attester l’accord des associés présents ou représentés qui ont souhaité monter une structure.
- La modification des statuts
Changement de dirigeant, transfert de siège, augmentation ou réduction de capital, cession des parts sociales détenues par un associé…, pour toute modification majeure intervenant dans la vie de la société, une mise à jour des statuts s’impose. Dans ce cas, l’établissement d’un PV d’AG est une nécessité. Ce document permet de vérifier le consentement des associés quant à la mise en œuvre de ce changement.
- La procédure de dissolution-liquidation
Les procès-verbaux de dissolution permettent de constater la décision des associés sur le fait de dissoudre la société. Par ailleurs, ils figurent dans le dossier de dissolution qui doit être fourni pour le dépôt au greffe du tribunal de commerce pour enclencher la procédure dissolution-liquidation qui aboutira à la radiation de l’entreprise.
